Esittely
Google Workspace on tehokas tuottavuustyökalupaketti, jonka avulla yritykset ja organisaatiot voivat virtaviivaistaa toimintaansa. Yksi sen keskeisistä ominaisuuksista on mahdollisuus luoda ja hallita sähköpostiryhmiä. Sähköpostiryhmien avulla käyttäjät voivat lähettää viestejä useille vastaanottajille kerralla, mikä yksinkertaistaa viestintää ja yhteistyötä. Tässä artikkelissa käydään läpi vaiheet, joiden avulla voit luoda uuden sähköpostiryhmän, määrittää sen vastaanottamaan sähköpostiviestejä ulkopuolisilta organisaatioilta ja lisätä ryhmään jäseniä.
Vaihe 1: Luo uusi sähköpostiryhmä Google Workspacessa
- Kirjaudu sisään Google Workspacen hallintakonsoliin (https://admin.google.com) ylläpitäjätililläsi.
- Klikkaa Admin Console -kotisivulta "Ryhmät".
- Luo uusi ryhmä napsauttamalla sivun oikeassa alakulmassa olevaa "Lisää +" -painiketta.
- Täytä "Luo uusi ryhmä" -valintaikkunassa vaaditut kentät: a. Ryhmän nimi: Kirjoita ryhmälle kuvaava nimi. b. Ryhmän sähköpostiosoite: Kirjoita ryhmälle yksilöllinen sähköpostiosoite (esim. [email protected]). c. Ryhmän kuvaus: Anna lyhyt kuvaus ryhmän tarkoituksesta.
- Klikkaa "Luo" viimeistelläksesi uuden sähköpostiryhmän luomisen.
Vaihe 2: Määritä sähköpostiryhmä vastaanottamaan sähköpostiviestejä ulkopuolisilta organisaatioilta
- Etsi "Ryhmät"-osiosta juuri luotu sähköpostiryhmä ja klikkaa sen nimeä.
- Klikkaa vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaa "Asetukset".
- Rullaa alas kohtaan "Pääsyasetukset" ja klikkaa kohtaa "Perusasetukset".
- Kohdassa "Kuka voi lähettää viestejä ryhmänä?" valitse "Kuka tahansa internetissä."."
- Osiossa "Kuka voi katsella keskusteluja?" valitse "Ryhmän jäsenet."
- Klikkaa "Tallenna", jotta muutokset tulevat voimaan.
Vaihe 3: Lisää jäseniä sähköpostiryhmään
- Klikkaa "Ryhmät"-osiossa vaiheessa 1 luodun sähköpostiryhmän nimeä.
- Klikkaa vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaa "Jäsenet".
- Klikkaa sivun oikeassa alakulmassa olevaa "Lisää +" -painiketta.
- Syötä "Lisää uusia jäseniä" -valintaikkunaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä ryhmään. Voit lisätä sekä sisäisiä että ulkoisia sähköpostiosoitteita.
- Valitse uusien jäsenten rooli (jäsen, johtaja tai omistaja). Jäsenet voivat osallistua ryhmäkeskusteluihin, kun taas Johtajilla ja omistajilla on hallinnollisia lisäoikeuksia.
- Klikkaa "Lisää" viimeistelläksesi jäsenten lisäämisen ryhmään.
Lopputulema
Olet nyt onnistuneesti luonut uuden sähköpostiryhmän Google Workspacessa, määrittänyt sen vastaanottamaan sähköpostiviestejä ulkopuolisilta organisaatioilta ja lisännyt ryhmään jäseniä. Tämä auttaa virtaviivaistamaan viestintää ja yhteistyötä organisaatiossasi ja mahdollistaa viestien vastaanottamisen helposti ulkoisilta kumppaneilta tai asiakkailta. Muista tarkistaa ja päivittää ryhmän asetukset ja jäsenyys säännöllisesti tarpeen mukaan tehokkaan viestinnän ylläpitämiseksi.
